Buvo svarstomi trys renginio vietos variantai – Litexpo, Avia Solutions Group Arena ir naujai pastatyta laikinoji erdvė. Į Madridą, vos pasibaigus NATO Summit 2022, semtis praktinės patalpų pritaikymo ir įrengimo patirties jau vyko Litexpo atstovai. Prieš pradėdami ruoštis pilnu tempu 2023 m. balandį, turėjo išstudijuoti didžiulį teorinį pasirengimo vadovą ir kiek įmanoma detaliau suplanuoti papildomų patalpų statybas ir esamų patalpų pritaikymą. Senasis pastatas tapo renginio media centru, kur buvo įrengta 1500 darbo vietų žurnalistams. Naujuosiuose korpusuose teko perplanuoti erdves naujais pastatais ir priestatais, patiesti per 16 tūkst. kv. m. kilimo, specialiai pagaminti baldus (kurie per Turto banką pasieks kitas Lietuvos institucijas), papildomai išvedžioti 150 km laidų elektrai ir komunikacijoms, įrengti papildomą elektros generatorių (ir paslėpti už didžiulių sunkvežimių dėl skleidžiamo garso), apsaugoti visą kompleksą kameromis, kurių raiška leido įžiūrėti vinis Vilniaus ŠE kaminuose.

ĮDOMUS FAKTAS: Papildomai įrengtos sustiprintos apsaugos dėka pavyko išaiškinti netikėtus patalpų gyventojus: paukštuką, įsikūrusį palubėje, ir katiną, kurio geruoju išvilioti iš tolimiausio tamsiausio kampučio po pakyla, nepavyko.

VIP erdvės, į kurią pateko tik valstybių vadovai ir oficialių delegacijų atstovai, sienas puošė Trakų pilies ir miško vaizdai, žalsvus fotelius supo floristo Manto Petruškevičiaus kurta mišką imituojanti kompozicija.
Kadangi erdvės yra geometrinio techno stiliaus, joms puošti pasirinkti lietuvio dailininko K. Varnelio darbai, pasižymintys geometrinių figūrų vizualiniu žaismu. Panašu, kad tai viena pagrindinių dabartinio europinio dizaino madų.

ĮDOMUS FAKTAS: dalyvių maitinimu besirūpinusi įmonė renginiui nupirko 120 kilogramų braškių ir 10 litrų žemuogių, aviečių. Kai kurie delegatai žemuogių nebuvo ragavę, nes jos retai kur valgomos.