Oficiali Vilniaus miesto plėtros agentūra

Tarptautinių renginių organizavimo išlaidų kompensavimo taisyklės

1. SĄVOKOS

GO Vilnius – viešoji įstaiga „GO Vilnius“, juridinio asmens kodas 123641468, buveinės registracijos adresas Gynėjų g. 14, Vilnius, kurios tikslas yra tenkinti viešuosius interesus, vykdant visuomenei naudingą veiklą tarptautinio turizmo, verslo ir rinkodaros srityse ir viešai teikiant šios srities paslaugas visuomenės nariams ir kurios vienas iš uždavinių yra skatinti tarptautinius verslo ir mokslo renginius Vilniaus mieste.
Taisyklės – šios Tarptautinių renginių organizavimo išlaidų kompensavimo taisyklės, sukurtos remiantis GO Vilnius direktoriaus 2021 m. birželio 21 d. įsakymu V-18 arba vėlesnėmis šio įsakymo redakcijomis, GO Vilnius įstatais ir tikslais, bei vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktų reikalavimais.
Tarptautinis renginys – Vilniaus mieste vykstantis išimtinai tikslinei auditorijai skirtas renginys, kuriame, dalyvaujama tik dėl profesinių priežasčių (pvz.: darbdavio pavedimu, mokslo tyrimų tikslu ir pan.) ir kuriame dalyvauja daugiau nei 20% dalyvių iš užsienio. Tai gali būti konferencija, kongresas, forumas, asamblėja, mokymai, seminaras ar kitas panašaus pobūdžio renginys.
Hibridinis renginys - renginys, organizuojamas dviem formatais: gyvai su fiziškai dalyvaujančiais dalyviais ir virtualiai su tuo pačiu metu interaktyviai dalyvaujančiais dalyviais.
Pareiškėjas – Tarptautinio renginio organizatorius, kuris atitinka Taisyklėse nustatytus kriterijus ir kuris Taisyklėse numatyta tvarka pateikia GO Vilnius paraišką dėl Tarptautinio renginio organizavimo išlaidų kompensavimo.
Paraiška – Pareiškėjo užpildytas ir Taisyklėse numatyta tvarka pateiktas dokumentas dėl Tarptautinio renginio organizavimo išlaidų kompensavimo. Paraiškos forma pateikiama čia
Kompensacija – GO Vilnius skiriama Tarptautinio renginio organizavimo išlaidų kompensavimo suma.
Ekspertinis vertinimas – GO Vilnius nustatyta tvarka atliekamas Paraiškų vertinimas pagal Taisyklėse nustatytus kriterijus ir kitas sąlygas, kurį atlikus priimama išvada dėl Kompensacijos skyrimo/neskyrimo.
Informacinis pranešimas – Pareiškėjui elektroniniu paštu išsiunčiamas pranešimas, kuriuo patvirtinamas Kompensacijos skyrimas/neskyrimas, nurodoma skiriama Kompensacijos suma, Kompensacijos skyrimo būdas ir kokioms išlaidoms padengti skiriama Kompensacija.
Sutartis - Tarptautinio renginio organizavimo išlaidų kompensavimo sutartis, sudaroma Taisyklėse nustatyta tvarka.
Ataskaita – Taisyklėse nustatyta tvarka Pareiškėjo pateikiama įvykusio Tarptautinio renginio ataskaita. 

2. TINKAMUMO REIKALAVIMAI PAREIŠKĖJUI

Pareiškėju gali būti:
       • Lietuvos Respublikoje ar užsienio šalyje registruotas viešas ar privatus juridinis asmuo, organizuojantis Tarptautinį renginį savo kaštais ir prisiimantis finansinę, ekonominę, organizacinę ir įstatyminę atsakomybę už renginio organizavimą;
        • Organizacijos arba fiziniai asmenys veikiantys renginio organizatoriaus vardu.

Pareiškėju negali būti:
       • Juridiniai asmenys, sustabdę savo veiklą arba mokėjimus bei kuriems yra iškelta bankroto byla arba yra dėl jos kreipęsi;
       • Politinės partijos.

3. TINKAMUMO REIKALAVIMAI RENGINIUI

a) Pagrindinė kompensacija

Pagrindinė kompensacija gali būti skiriama renginiams, kurie atitinka šiuos reikalavimus:

• Renginys vyksta mokamoje renginių erdvėje Vilniuje;
• Renginyje dalyvauja mažiausiai 30 dalyvių (skaičiuojami tik fiziškai dalyvaujantys dalyviai, neįtraukiant pranešėjų, organizatorių, aptarnaujančio personal ir kt.);
• Renginyje dalyvauja mažiausiai 20% užsieniečių (skaičiuojama nuo fiziškai renginyje dalyvaunčių dalyvių skaičiaus);
• Renginio trukmė yra bent viena diena (mažiausiai keturios valandos be pertraukų);
• Renginyje dalyvauja tik registruoti, organizatoriui žinomi dalyviai;
• Renginys skirtas tikslinei auditorijai, kuriame dalyvaujama tik dėl profesinių priežasčių (pvz.: darbdavio pavedimu, mokslo tyrimų tikslu ir pan.).

b) Papildoma kompensacija

Papildoma kompensacija gali būti skiriama hibridiniams renginiams, kurie atitinka šiuos kriterijus: 

• Renginys yra organizuojamas ir gyvai, ir virtualiai tuo pačiu metu;
• Renginys atitinka visus 3a punkte išvardintus reikalavimus;
• Virtualaus renginio trukmė yra ne trumpesnė nei gyvo renginio trukmė;
• Virtualaus renginio auditorija (dalyvaujantys tik nuotoliniu būdu) yra ne mažesnė nei 20% gyvo renginio auditorijos skaičiaus.

Kompensacija neskirama šiems renginiams:

• Mugės, parodos ir panašaus formato renginiai, net jei jie skirti tik tikslinei auditorijai, profesionalams ir/arba yra susiję su konferencijomis ar kongresais, kuriems kompensacija gali būti skiriama;
• Sporto ir kultūros renginiai;
• Privačių įmonių šventės, vakaro ir pramoginiai renginiai, gala vakarienės, apdovanojimai ir  pan.;
• Renginiai, skirti privatiems asmenims (žmonėms, kurie dalyvauja renginyje dėl asmeninės paskatos) arba skirti laisvalaikio ar poilsio tikslams;
• Renginiai, kuriuos pareiškėjęs arba trečioji šalis privalo vykdyti pagal įstatymą;
• Renginiai, kuriems finansavimas skiriamas iš Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto, ES finansavimo programų (renginio pajamos iš rėmimo / partnerysčių sutarčių neatmeta kompensacijos skyrimo galimybės);
• Politinių partijų renginiai.

4. REIKALAVIMAI RENGINIO ORGANIZAVIMO IŠLAIDOMS

a) Pagrindinė kompensacija

Skiriamos kompensacijos dydis priklauso nuo Paraiškos vertinimo metu surinktų balų skaičiaus. Balais vertinami 5 pagrindiniai renginio kriterijai:

• Dalyvių skaičius;
• Renginio tema / sektorius. Balai skiriami, jeigu renginys atitinka prioritetinius Vilniaus sektorius: informacinės ir ryšių technologijos (IRT), biotechnologijos,  fizikos mokslai, finansinės technologijos;
• Renginio trukmė;
• Renginio strateginė svarba miestui. Balai skiriami, jeigu renginys didina Vilniaus konkurencingumą bei kelia tarptautinius reitingus;
• Renginio įtaka kito renginio pritaukimui. Balai skiriami tuo atveju, jeigu prašomo kompensuoti renginio organizavimas turės esminės įtakos kito tarptautinio renginio pritraukimui.

Kompensacijos dydis:

Surinktų balų skaičius Maksimali suma, Eur
2 1,000
3 - 4 4,000
5 - 6 6,000
7 - 8 8,000
9 - 10 10,000
11 - 12 15,000
13 - 14 22,000
15 - 16 25,000
17 - 18 28,000


b) Papildoma kompensacija

Papildoma kompensacija skiriama hibridiniu formatu vykstantiems renginiams atitinkantiems 3b punkte išvardintus reikalavimus. Skiriamos kompensacijos dydis apskaičiuojamas įvertinus gyvame renginyje dalyvaujančių dalyvių skaičių. 

Papildomos kompensacijos dydis:

Gyvo renginio dalyvių skaičius Maksimali suma, Eur
 30 - 99 500
100 - 299 1,000
300 - 499 1,500
> 500 2,000


Didžiausia galima vieno renginio kompensacijos suma yra 30 000 eurų (pagrindinė kompensacija + papildoma kompensacija). Faktinis dalyvių skaičius bei faktinė renginio trukmė yra lemiami kriterijai galutinės kompensacijos sumos nustatymui. 


5. REIKALAVIMAI RENGINIO ORGANIZAVIMO IŠLAIDOMS

Kompensuojamos tik tiesiogiai su renginio organizavimu susijusios išlaidos:

• Patalpų ir įrangos nuomos;
• Dalyvių maitinimo;
• Transporto;
• Renginio viešinimo;
• Pramoginio pobūdžio paslaugų;
• Renginio organizatoriaus paslaugų.

6. SUTARTIES SUDARYMAS

6.1. Paraiškos pateikimas

 • Paraiška kompensacijai gauti teikiama elektroniniu būdu pateikiant ją www.govilnius.lt arba išsiunčiant užpildytą el. paštu convention@vilnius.lt

• Vienam renginiui galima pateikti tik vieną paraišką. Kiekvienam renginiui teikiama atskira Paraiška.

• Pateikta Paraiška turi būti pilnai užpildyta (įskaitant išsamią informaciją apie pareiškėją, renginį, vietą, renginio laiką, renginio trukmę, dalyvius, renginio biudžetą, kreipiantis dėl papildomos kompensacijos - renginio hibridiškumą).

• Paraiška turi būti pateikta likus ne mažiau kaip 30 kalendorinių dienų iki renginio pradžios. Jeigu Paraiška pateikiama vėliau, GO Vilnius turi teisę atsisakyti priimti Paraišką vertinimui.

6.2. Paraiškos vertinimas

• GO Vilnius gautų Paraiškų vertinimą atlieka atsižvelgdama ir į Tarptautinių renginių skatinimui skirtų lėšų kiekį, todėl neįsipareigoja skirti Kompensacijos visiems renginiams, atitinkantiems Taisyklėse nustatytus reikalavimus. Paraiškos vertinamos jų gavimo eilės tvarka. 

• Apie Paraiškos vertinimo rezultatą ir sprendimą dėl preliminarios Kompensacijos skyrimo/neskyrimo Pareiškėjas informuojamas Paraiškoje nurodytu elektroniniu paštu per 14 darbo dienų nuo Paraiškos gavimo, išsiunčiant Pareiškėjui informacinį pranešimą. 

• Faktinė kompensacijos suma patvirtinama tik po renginio, pateikus ir išnagrinėjus renginio Ataskaitą bei kitus lėšų panaudojimo įrodymo dokumentus. 

• Pareiškėjas negali būti diskriminuojamas dėl lyties, kilmės, socialinės padėties, rasės, tautybės, tikėjimo, politinių pažiūrų ir kitų kriterijų, susijusių su žmogaus teisėmis. 

• Atliekant Paraiškų vertinimą, atsižvelgiama į Taisyklėse nustatytus tinkamumo reikalavimus Pareiškėjui ir renginiui, taip pat į renginio galimybes prisidėti prie GO Vilnius tikslų įgyvendinimo. 

• Paraiškos vertinimo metu GO Vilnius gali prašyti Pareiškėjo pateikti trūkstamą informaciją ir/ar dokumentus.

• Renginiams, neatitinkantiems Taisyklių 3a punkte nurodytų kriterijų ar atitinkantiems dalį šių kriterijų, kompensacija gali būti suteikiama tik išimtiniais atvejais, vadovaujantis atskiru GO Vilnius direktoriaus įsakymu, priimtu neatsižvelgiant į Taisyklėse nustatytus reikalavimus, tačiau vadovaujantis Įstatuose nurodytais GO Vilnius tikslais.

6.3. Sutarties sudarymas

• Sutartis su Pareiškėju laikoma sudaryta nuo to momento, kai atlikus ekspertinį vertinimą, Pareiškėjui Paraiškoje nurodytu elektroniniu paštu yra išsiunčiamas Informacinis pranešimas su patvirtinta preliminaria kompensacijos skyrimo suma. 

• Taisyklių aktuali redakcija yra neatskiriama Sutarties dalis.

6.4. Lėšų panaudojimo įrodymų procedūra

Lėšų panaudojimo įrodymai pateikiami ne vėliau kaip per 20 darbo dienų nuo renginio pabaigos elektroniniu būdu svetainėje www.govilnius.lt arba išsiunčiant užpildytą formą su priedais el. paštu convention@vilnius.lt;

Pateikiami dokumentai:

• Renginio ataskaita;
• Patalpų nuomos bei kitas paraiškoje pažymėtas renginio organizavimo išlaidas pagrindžiantys dokumentai (sąskaitos ir pan.);
• Renginyje faktiškai dalyvavusių gyvų dalyvių sąrašas su vardu, pavarde, įstaiga, miestu, šalimi. Dalyvių sąrašas gali būti pateiktas ir iš skaitmeninės registracijos sistemos. Sąrašas turi būti pasirašytas  Pareiškėjo;
• Renginio programa, kurioje matytųsi renginio trukmė;
• Įrodymai, kad Vilniaus įvaizdinė medžiaga buvo naudojama prieš ir/ar per renginį (nuotraukos, video, ekrano kopijos ir kt.);
• Ne mažiau nei 5 renginio nuotraukos arba nuoroda į nuotraukų galeriją.

Jeigu renginys buvo hibridinis ir tai buvo pažymėta Paraiškoje, papildomai reikia pateikti:

• Renginyje faktiškai dalyvavusių virtualių dalyvių sąrašą su vardu, pavarde, įstaiga, miestu, šalimi. Dalyvių sąrašas gali būti pateiktas ir iš skaitmeninės registracijos sistemos. Sąrašas turi būti pasirašytas Pareiškėjo;
• Renginio programą, kurioje matytųsi, jog hibridinio renginio trukmė buvo ne trumpesnė nei gyvo renginio.

6.5. Kompensacijos skyrimo tvarka

• Po lėšų panaudojimo įrodymų pateikimo per 14 darbo dienų nustatoma galutinė kompensacijos suma, apie kurią Pareiškėjas yra informuojamas elektroniniu būdu.

• Jei faktinis dalyvių skaičius yra didesnis už planuotą dalyvių skaičių, kompensacijos suma nedidėja, o jei faktinis dalyvių skaičius yra mažesnis nei planuotas dalyvių skaičius kompensacijos suma gali būti mažinama.

• Jei faktinis dalyvių skaičius yra mažesnis nei 30  ir/arba renginys truko trumpiau nei  4 val., ir/arba dalyvių iš užsienio procentas nesiekia 20, kompensacija neskiriama. 

• Jei renginys nebuvo hibridinis, nors tai ir buvo nurodyta Paraiškoje, kompensacijos suma atitinkamai mažinama. Jei renginys, priešingai nei planuota, buvo hibridinis, kompensacija nedidėja. 

• Kompensacija Pareiškėjui išmokama po renginio. Atskirais atvejais, Pareiškėjui pateikus patirtų išlaidų įrodymus, kompensacija ar jos dalis galli būti išmokama ir iki renginio.  

• Pareiškėjui laiku nepateikus Ataskaitos ir kitų lėšų panaudojimo įrodymų ar iš pateiktų dokumentų matyti, kad įsipareigojimai buvo vykdyti netinkamai, Go Vilnius gali atsisakyti kompensuoti atitinkamas išlaidas ar jų dalį. Tuo atveju, jeigu kompensacija ar jos dalis buvo išmokėta iki renginio, Pareiškėjas privalo nedelsiant, bet ne vėliau kaip per 14 darbo dienų grąžinti jam pervestą kompensaciją ar atitinkamą jos dalį.  

• Skiriamos kompensacijos suma priklauso nuo Taisyklėse nurodytų kriterijų, planuojamos renginio grįžtamosios vertės, kitų su Tarptautiniu renginiu susijusių reikšmingų aplinkybių, bendro pateiktų Paraiškų kiekio ir atitinkamai Tarptautinių renginių organizavimo išlaidų kompensavimui skirtų lėšų. 

• Patvirtinta Kompensacijos suma yra skiriama tik tiesioginėms su Tarptautinio renginio organizavimu susijusioms išlaidoms kompensuoti, į kompensuojamų išlaidų sumą neįtraukiant už prekes ir/ar paslaugas mokėtino pridėtinės vertės mokesčio. 

6.6. Kompensacijos išmokėjimo procesas

• Kompensacijos skyrimo atveju, Pareiškėjas turi pateikti GO Vilnius sąskaitą ar kitą buhalterinei apskaitai tinkamą dokumentą skirtai Kompensacijos sumai. Tuo atveju, kai Pareiškėjas yra pridėtinės vertės mokesčio mokėtojas, sąskaitoje-faktūroje turi būti nurodytas 0,00 dydžio pridėtinės vertės mokestis (LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 3 straipsnis). Sąskaitoje prie paslaugos pavadinimo turi būti nurodyta: Tarptautinio renginio organizavimo išlaidų kompensacija. 

• Kompensacija pervedama į Pareiškėjo nurodytą sąskaitą per 30 darbo dienų nuo sąskaitos ar kito buhalterinei apskaitai tinkamo dokumento pateikimo dienos. 

• Tais atvejais, kai dėl Lietuvos Respublikos teisės aktuose nustatyta tvarka patvirtintų force majeure aplinkybių suplanuotas Tarptautinis renginys, kuriam GO Vilnius skyrė Kompensaciją ir sumokėjo ją iki renginio, yra atšaukiamas, GO Vilnius gali savo nuožiūra priimti sprendimą nereikalauti iš Pareiškėjo grąžinti Kompensaciją, atsižvelgiant į Pareiškėjo patirtus nuostolius, susijusius su Tarptautinio renginio organizavimu.  

• Jei renginys negali įvykti dėl COVID ar kitų tuo metu esančių aplinkybių, dėl kurių taikomi tam tikri renginių organizavimo apribojimai, faktiškai patirtos renginio organizavimo išlaidos, sudarančios ne daugiau kaip 60 %  patvirtintos pirminės kompensacijos sumos, gali būti pripažintos tinkamomis apmokėti. Pareiškėjas turi įrodyti, jog patirtos išlaidos buvo neišvengiamos. Sprendimas dėl tokių išlaidų tinkamumo pripažinimo priimamas GO Vilnius nuožiūra, atsižvelgiant į turimą biudžetą bei kiekvieną atvejį nagrinėjant atskirai. 

7. KITI ĮSIPAREIGOJIMAI

7.1. GO Vilnius įsipareigoja:

Visus Pareiškėjo pateikiamus asmens duomenis tvarkyti su Tarptautinio renginio organizavimo išlaidų kompensavimu susijusiam tikslui įgyvendinti, atsižvelgiant į teisės aktų nustatytus reikalavimus.

7.2. Pareiškėjas įsipareigoja:

• Suteikti galimybę GO Vilnius atstovui fiziškai dalyvauti renginyje. Jeigu renginys hibridinis, suteikti prisijungimą į virtualiai vykstantį renginį. 

• Didinti Vilniaus žinomumą į renginio komunikaciją ir/arba renginio programą integruojant vizualinę Vilniaus medžiagą, miesto pažinimo ekskursijas ir kt.   

• Esant poreikiui, leisti GO Vilnius atstovams atlikti renginio dalyvių apklausas per ir/arba po renginio su tikslu įvertinti renginio ekonominį poveikį miestui ir gauti grįžtamąjį ryšį apie miesto siūlomų turizmo ir/ar verslo produktų / paslaugų kokybę.

• Esant poreikiui, pateikti GO Vilnius išsamią informaciją apie renginį, jo dalyvius, gautas pajamas ir patirtas išlaidas, kad būtų galima įvertinti renginio ekonominį poveikį Vilniaus miestui. 

• Esant poreikiui, renginio informacinėje medžiagoje nurodyti GO Vilnius kaip renginio draugą-partnerį, GO Vilnius logotipas negali būti naudojamas be organizacijos sutikimo. 

• Pareiškėjas patvirtina, kad visa pateikta informacija yra teisinga ir prisiima visą su tuo susijusią atsakomybę.

8. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

• Taisyklės sudarytos vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais ir GO Vilnius įstatais bei tikslais. 

• GO Vilnius gali bet kada pakeisti Taisykles. Naujos Taisyklės įsigalioja nuo jų paskelbimo www.govilnius.lt. Pareiškėjui taikoma Paraiškos pateikimo dieną aktuali Taisyklių redakcija. 

2021 06 21 aktuali redakcija

Naudodamiesi šia svetaine, Jūs sutinkate su slapukų naudojimu analizės, reklamos ir personalizuoto turinio tikslais. Norėdami gauti daugiau informacijos,skaitykite čia.